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導入事例

宮古島市社会福祉協議会様で全国の社協で初の【Contact Book】を導入！

【導入事例】宮古島市社会福祉協議会様、全国の社協で初となる「Contact Book」導入！■ 導入の背景宮古島市社会福祉協議会（沖縄県宮古島市）では、地域の高齢者支援や福祉活動を通じて、「誰もが安心して暮らせる地域づくり」を目指しています。 しかし、日々の連絡業務や家族との情報共有、記録書類の管理には多くの時間と手間がかかっており、「もっと効率的に、もっとあたたかくつながれる仕組み」が求められていました。■ 導入の決め手検討の中で出会ったのが、介護・福祉現場専用アプリ 「Contact Book」。 現場スタッフ・ご家族・管理者をリアルタイムでつなぎ、記録・報告・共有をすべてスマートフォン上で完結できる点が高く評価されました。 「電話やFAXでのやり取りが減り、連絡ミスや情報の伝達漏れがなくなりました。 ご家族もスマホで安心して様子を見られるようになり、双方の負担が軽くなっています。」　　　　　　　　　　　　　　　　　宮古島市社会福祉協議会 ご担当者様 ■ 活用のポイント 職員間・家族間のスムーズな情報共有 報告・記録の省力化で残業削減 地域福祉活動の透明性と信頼性の向上 導入後は、現場職員から「LINEより便利」「家族の反応が早くなった」といった声も多く、現場の“温かさ”と“効率化”を両立する新しい仕組みとして注目されています。■ NEXT INNOVATION代表コメント 「全国の社会福祉協議会様で初の導入ということで、非常に嬉しく思います。 Contact Bookは“家族とつながる福祉DX”をテーマに、現場の声から生まれたツールです。 今後も地域福祉の発展に貢献できるよう、各地の社協様と連携を進めてまいります。」　　　　　　　　　　　株式会社NEXT INNOVATION 　代表取締役 中村　直貴

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請求書・領収書のデータ一括取り込み分割・リネーム機能で毎月の郵送作業がほぼ0に！

■ 導入の背景法人全体で、利用者ごとの請求書・領収書を毎月郵送しており、 各事業所では「印刷 → 封入 → 宛名書き → 郵送」という手作業に多くの時間を費やしていました。 「月末は書類の山。封筒を閉じるだけで1日が終わるような感覚でした。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　経理担当者 さらに、複数拠点分を本部で取りまとめる際、 利用者ごとのファイル名整理や仕分けに時間がかかり、人為的ミスや郵送コストの課題もありました。■ Contact Book 補助アプリ導入の決め手そんな中で採用されたのが、 Contact Bookと連携できる補助アプリ 「split_and_rename_contactbook」（PDF分割・自動リネームツール）。導入の決め手は次の3つ： 請求書・領収書のPDFを一括取り込み、自動で分割・リネーム Contact Bookの管理画面にドラッグ＆ドロップで自動アップロード 郵送・印刷・仕分け作業が不要に！ 「請求関連の業務が“1人で2時間”から“数分で完了”になりました。 もう手動には戻れません。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　事務スタッフ ■ 導入後の成果項目　導入前　　　　　　導入後郵送件数　　月250通月10通以下（希望者のみ）請求書仕分け作業時間　約6時間／月約20分／月人為的な宛名・書類ミス　月3〜5件0件郵送コスト（切手代・封筒代）　月約10,000円月1,000円以下　　　 「Contact Bookにアップするだけで家族に届くので、 もう“郵送期限”に追われることがなくなりました。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　施設長 ■ 現場の変化 郵送作業が激減し、本来の介護・支援業務に集中できる時間が増加 ファイル管理が自動化され、誰でも同じ品質で対応可能に 家族からも「PDFで受け取れるのが便利」「紙より早い」と好評 「FAXや郵送が当たり前だった時代から、 いまは“ワンクリックで共有”できる時代に変わりました。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　管理者 ■ NEXT INNOVATION代表コメント「Contact Bookは、現場コミュニケーションだけでなく、 “事務DX”の領域にも踏み込んでいます。補助アプリContact Book_Assisutの導入により、 郵送・印刷といったアナログ作業をほぼゼロにすることで、 職員が“人と関わる仕事”に専念できる環境を全国に広げていきます。」　　　　　　　　　　株式会社NEXT INNOVATION 代表取締役 中村　直貴

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見守る安心、伝わる信頼。家族とつながるサ高住へ

■ 導入の背景有限会社ヤマフジでは、入居者の生活の様子や体調の変化を家族へ伝える際、 電話・FAX・手書き連絡帳が中心でした。しかし、 職員によって説明の温度差がある 家族ごとに連絡時間が重なり対応が煩雑 情報の重複や伝達漏れが発生 といった課題が慢性的にあり、現場の家族対応ストレスが問題となっていました。 「家族との関係性を大切にしたいのに、 電話や紙のやり取りばかりで“伝わらないもどかしさ”がありました。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　管理者（看護師） ■ Contact Book導入の決め手そうした課題を解決するために導入されたのが、 介護・福祉現場専用のコミュニケーションアプリ 「Contact Book」。導入のポイントは次の3つです： 📱 入居者の様子を写真・コメント付きで家族に共有できる 🔐 家族ごとに権限設定し、安全に情報を管理 💬 職員全員が同じ画面を見ながら家族対応できる仕組み 「LINEのように簡単に使えるのに、個人情報はしっかり守られている。 “伝える”が“共有する”に変わりました。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　生活相談員 ■ 導入後の変化Contact Book導入から3ヶ月。 家族・職員双方に、明確な変化が現れました。項目導入前導入後家族からの問い合わせ件数週20件週7件家族対応にかかる時間　　　　　　　　　　平均30分／日　　　平均10分／日家族からの満足度アンケート（安心感）65%94%「“今日も元気に過ごしています”という一言を、 写真と一緒に届けられるようになりました。 家族が“見守ってくれてありがとう”と言ってくれるんです。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　介護職員Aさん ■ 家族からの声 「毎日のように母の様子が届き、安心しています。 以前は“元気です”と電話で聞いても実感がなかったけど、 写真を見ると本当に安心できます。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ご家族（70代男性） ■ 現場の変化Contact Bookの導入によって、 “対応する側”だった職員が、“共有する側”へと意識が変化。 一人の職員に負担が集中せず、チーム全体で家族対応を分担できる体制が整いました。「信頼される施設」から「つながる施設」へ。 それが、有限会社ヤマフジがContact Bookで実現した新しいサ高住の形です。■ NEXT INNOVATION代表コメント「サ高住は、入居者様・ご家族・職員が“家族のようにつながる”場所。 Contact Bookは、その関係をより温かく、よりスムーズに支えるためのツールです。 テクノロジーで人を遠ざけるのではなく、“心の距離を近づけるDX”を全国に広げたい。」　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　株式会社NEXT INNOVATION 　代表取締役 中村　直貴

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